Capitulo 9 - Adios a las Reuniones Improductivas

•   La dirección de una empresa fija una reunión mensual con los jefes de departamento.
•   Una vez reunidos, algunos miembros plantean problemas que ellos consideran importante resolver.
•   Muchos acuden sin ideas fija.
•   Los asistentes entran y salen.
•   Después de concretar dos o tres problemas algunos miembros dan su parecer.
•   Tras dos horas de discusión, se llega a algunas soluciones de los problemas planteados.
•   Algunos temas se someten a votación y en otros el jefe impone sus propios criterios.
•   Finalmente, se resuelve levantar la sesión para reunirse el próximo mes y ver que se adopten mejores soluciones.
•   Algunos miembros quedan en «ver» por su lado la posibilidad de concretar «algo» para argumentar posiciones más estudiadas la
• próxima vez.
•   Se toma una bebida y se da por terminada la reunión.

•   Asigna un tiempo para que cada asistente presente un resumen del estudio y exponga su propuesta.
•   Cada integrante anota en un impreso especial y basándose en la exposición de su colega, los materiales máximos y mínimos
• aconsejables (lentes, guantes, protectores, etc.) como también las medidas a tomar.
•   Una vez terminada la asignación personal, se pide al expositor toda clase de explicaciones, dando un tiempo determinado para ello.
•   Se anotarán las observaciones correspondientes en una hoja al efecto.
•   Terminadas las asignaciones, se promedian los materiales asignados clasificándolos adecuadamente.
•   Se redacta una memoria final y la Jefatura de Seguridad en pedir y concretar los presupuestos para la adquisición de equipos.
•   Se forma una comisión encargada de ejecutar las medidas adoptadas.
•   Se fija un seguimiento.
•   Se evaluará la reunión de acuerdo con un procedimiento específico.

•   Cumplir el procedimiento específico referido a las reuniones.
•   Partir de un problema concreto.
•   Discutir racionalmente los temas con la aportación de todos los miembros.
•   Concretar decisiones finales que reflejan el parecer del grupo.
•   Evaluar los resultados.
•   Evaluar las actuaciones personales.
•   Aplicar las decisiones tomadas en la práctica.
•   Contar con una dirección y guía apropiados (líder)
•   Redactar el acta.

•   Incumplir el procedimiento específico.
•   Reunirse sin concretar el tema a tratar.
•   Discusión desordenada y falta de técnica.
•   Que unos hablen mucho y otros nada.
•   Terminar la reunión sin concretar decisiones.
•   Que las decisiones no tengan aplicación práctica.
•   No contar con la dirección apropiada.
•   Que no asistan todas las personas necesarias o que estén presentes personas innecesarias.
•   No establecer compromisos claros y responsabilidades.
•   No evaluar la reunión.
•   No establecer un seguimiento.
•   No cumplimentar un acta normalizada acorde con el procedimiento.

•   No presuma nunca: varias cabezas piensan más que una sola.
•   Haga intervenir a todos: ellos son los protagonistas.
•   No se enfrente con el grupo: es mal enemigo.
•   No discuta ni adopte posiciones personales: ello puede coartar o inhibir al grupo.
•   No pierda de vista el tema de la reunión: no divague ni permita divagaciones.
•   No permita que nadie acapare la reunión, incluyéndose usted mismo.
•   No hiera a nadie de ninguna manera.
•   Resuma a tiempo los resultados parciales.
•   Trate a cada uno según sus características personales.
•   No se deje envolver por situaciones anómalas.
•   Plantee con inteligencia las preguntas.
•   Controle al grupo en su interacción.
•   Empiece a tiempo y evite la fatiga.
•   Termine a tiempo.
•   Resuma lo convenido y aceptado.

•   Establecer y dar a conocer, con antelación suficiente, el tema concreto y un resumen aclaratorio.
•   Fijar día, hora y duración. Controlar que se cumpla.
•   Conducir el desarrollo de la reunión, motivando a los asistentes y dando reconocimiento por sus aportaciones.
•   Escuchar y luego exponer de forma clara y precisa.
•   Discutir racionalmente el problema con la aportación de todos.
•   Concretar soluciones que reflejen el parecer del grupo.
•   Tomar decisiones y fijar compromisos.
•   Determinar la aplicación y puesta en práctica.
•   Establecer un seguimiento apropiado.
•   Evaluar la reunión y su dinámica.

•   Reunirse si un tema y objetivos concretos.
•   Reunirse sin horario claro.
•   Tratar muchos temas.
•   Acaparar el tiempo con largas intervenciones.
•   Desorden, salirse del tema o divagar.
•   Perseguir, atacar o hacer bromas humillantes a algún integrante del grupo.
•   Permitir enfrentamientos.
•   Actitudes sumisas aceptando todo, o de poder, pretendiendo ganar siempre.
•   Actuar con indiferencia, sin comprometerse.
•   Terminar una reunión sin soluciones concretas.

Reproducción autorizada conservando nombre del libro y autor